KORIŠĆENJE ISPRAVNE FORME PISMA

Čitaoci stiču utisak o poslovnom pismu i pre nego što ga pročitaju. Kvalitet papira, dizajn zaglavlja, mesto poruke na stranici, stil, sve zajedno govori o organizaciji pisma. Manjkavost bilo kog od navedenih elemenata, može umanjiti efektnost ove poruke, čak i kada je savršeno napisana.

PAPIR

Kvalitet

Kvalitet papira zavisi od njegove vrste i težine. U mnogim kompanijama većina koristi papir sa zaglavljem od 90 g koji sadrži 25 % pamučnog vlakna. Kod drugih je 80 g istog sastava standard. Vrhunski službenici često za ličnu i poslovnu korespodenciju koriste 110 g težak bond papir koji sadrži od 50% do 100% pamuka. Neke firme, kojima je visok kvalitet papira od izuzetne važnosti, u kompletnoj korespodenciji koriste ovaj mnogo skuplji papir.

Naravno, koverte i ostali tabaci papira bi morali da odgovaraju papiru sa zaglavljem po kvalitetu i finoći.

Boja

Bela je daleko najrasprostranjenija boja za dopisivanje, ali i svetlo siva, plava i boja slonovače se takođe koriste.

Veličina

Standardna veličina papira za dopisivanje je 8 1/2 x 11 inča. Međutim, za ličnu i društvenu upotrebu neki direktori i službenici često upotrebljavaju manji format papira kao što je Monarch(7 1/4 x 10 1/2 inča) ili Baronial(5 1/2 x 8 1/2 inča). Naravno, koverat bi trebalo da se izabere tako da odgovara veličini papira. Uobičajeni koverat za standardno pismo je

4 1/5 x 9 1/2 inča (pod nazivom br.10).

STIL PISMA

Možete izabrati jedan od mnogih stilova za pisanje pisma (pod stilom se podrazumeva opšti raspored). Neke kompanija biraju stil i insistiraju da svi treba da ga koriste, ali u većini slučajeva stil zavisi od onoga ko piše pismo.Tri najpopularnija stila su semiblocked, blocked i fullblocked.

Semiblocked stil

Kod semiblocked stila datum počinje na sredini stranice, kao i pozdrav na kraju pisma. Svaki pasus je uvučen za pet mesta.

Blokced stil

Jedina razlika između semiblocked i blocked stila je što u blocked stilu pasusi nisu uvučeni.

Fullblokced stil

U ovom stilu, sve što je napisano postavljeno je u ravnoj liniji sa levom marginom: datum, adresa, pozdrav prilikom oslovljavanja, počeci pasusa, završni pozdrav, potpis itd.

Poređenje

Svaki stil za sebe ima svoje pristalice i mi nećemo isticati njihove prednosti i mane. Svi stilovi podjednako dobro izgledaju, pod pretpostavkom da je pismo dobro izbalansirano.

MARGINE I POSTAVKA

Trebalo bi da postoji margina bar od 2,5 cm sa leve strane pisma, a desna margina bi trebalo da bude skoro ista ili malo šira. Ukoliko je pismo kratkog sadržaja, možete povećati vaše margine sa strane do 5 cm i više.

Margina na kraju stranice je obično najmanje jedan i po puta veća od margine sa strane; isto je i sa gornjom marginom kada koristite čist papir umesto papira sa zaglavljem. (Naravno,kada koristite papir sa zaglavljem gornja margina vam je postavljena). Sredina pisma treba da bude postavljena otprilike na sredini strane.

PRORED

Najveći broj poslovnih pisama ima prored jedan (single-spaced). još po jedan prazan red ubacuje se između pasusa, između adrese i pozdrava ("Dear Mr. Smit") i između pozdrava i prvog reda poruke. Završni pozdrav npr. ("Sincerely yours"), odvojen je sa dva reda od poslednjeg reda pisma. Četiri prazna reda se obično ostavlja do potpisa, mada neki ljudi misle da je tri reda dovoljno.

Kod relativno kratkih pisma od par kratkih pasusa može se dobiti odličan efekat ako se ostavi dupli prored (ovo se ne odnosi na prored između adrese i pozdrava). U ovakvom slučaju ne postoji dodatni prored među pasusima.

UVODNI POZDRAV (OBRAĆANJE)

Kada pišete pojedincu, uvek koristite njegovo ime (ukoliko ga znate).

Dear John: (lični prijatelj ili blizak poslovni partner)

Dear Mrs. Brown

Dear Dr. Miles

Dear Professor Lopez

Dear Miss Smit

Dear Ms. Williams (kada adresirate ženi čiji bračni status ne znate ili kada mislite da ona ne želi da se zna. U ovom slučaju se na engleskom jeziku ne piše ni Mrs. što znači gospođa, ni Miss što znači gospođica, nego Ms. što je neodređeno).

Ako se obraćate pojedinačnoj osobi, čije ime ne znate, na pr. nabavnom menadžeru, direktoru personala, predsedniku itd.,upotrebite sledeće:

Director of Personnel

S&S Corporation

325 N.W. Milhil

Sao Paolo, California 32789

Dear Sir or Madam:

Kada želite da se obratite firmi radije nego osobi, sledeće bi bilo poželjno:

Ocean Diving Inc.

234 Oak Road

Dallas, Texas 20392:

Obratiti pažnju: Pozdrav "Gentlemen" (Gospodo) je bio korišćen dugo godina. Međutim, danas se smatra šovinističkim i postoji rastuća tendencija za korišćenjem "Ladies and Gentlemen" Dame i gospodo

ZAVRŠETAK PISMA

Završni deo pisma je neophodan u poslovnim pismima. Reči koje izaberete, zavise od Vas.

Lično (uobičajeno):

Sincerely, Sincerely yours, Very sincerely yours,

Cordially, Cordially yours, Very cordially yours,

Formalno:

Yours very truly,

Very truly yours,

Respectfully yours, (nekome ko ima visok ugled)

Potpuno neformalno (samo za osobe sa kojima smo zaista bliski):

Best wishes,

Warmest regards,

See you in Athens!

Za tipično poslovno pismo naše sugestije su:

"Sincerely yours " ili "Cordially yours "

PISANJE NA ČISTOM PAPIRU

Ako pišete lično pismo na čistom papiru, dodaćete vašu adresu i datum u vrhu pisma. Koristite li semiblocked ili blocked stil, ova informacija će počinjati na sredini strane.

Npr:

708 West Pine Street

Midland, Texas 79701

June 30, 19-

(Adresa Mr. Johns-a ide ovde)

Dear Mr. Johns:

Ako koristite fulblocked stil, ova poruka će biti u ravni sa marginom na levoj strani, kao:

S&A LTD, Apt. 6-C

4791 Johnson Avenue

Dallas, Texas 63108

February 16, 19-

(Ovde ide adresa Ms. Brown)

Poštovana Ms Brown,

OSTALI ELEMENTI

Neke osobe više vole da adresiraju pismo na firmu, umesto na osobu, tako da ukoliko osoba kojoj se obraćamo nije ona koja će preuzeti pismo ili je napustila kompaniju, kompanija neće vratiti pismo pošiljaocu. (Praksa da se pismo vraća nije uobičajena kao nekad, osim ako je pismo obeleženo "Personal"). Danas se pretpostavlja da je pismo upućeno firmi, odmah se otvara i šalje odgovarajućem službeniku.

Red na koji treba obratiti pažnju

Evo kako se obično piše "Attention line" tj.red na koji treba obratiti pažnju:

Plymouth Rock Manufacturing Company

412 Atlantic Avenue

Boston, Massachusetts 02110

Attention: J.P.Scovill Chief Engineer

Ladies and Gentlemen,

Obratiti pažnju da se piše "Dame i gospodo", a ne "Dragi gospodine Scovill" zato što se pismo odnosi na kompaniju.

Red koji se odnosi na sadržaj

Da bi se ubrzalo raspoređivanje pošte, nekad je mudro naznačiti sadržaj pisma. Uobičajeno je sledeće:

Mr. John Johns, Claims Supervisor

Danube Marine Shipping Company

643 Vaci Street

Budapest 94108

Dear Mr. Johns:

Subject: Claim No. SE-541

I have just received your letter concerning the ...

Potpis

Ukoliko se na osnovu imena ne može utvrditi da li se radi muškarcu ili ženi onda u potpisu treba naznačiti (gospodin ili gospođa).

Sincerely yours,

(Mr.) Loyce O'Donohue

Međutim, mnogi ljudi potpisuju pisma samo inicijalima ili ne naznače pol(u smislu gospođa ili gospodin) uz ime, iako ono može biti muško ili žensko.

Ovo predstavlja poseban problem, pa se preporučuje da se željeni oblik obraćanja Mr. Miss Ms. ili Mrs. navede uz ime otkucano ispod potpisa.

Za tipično poslovno pismo naše sugestije su:

POČETAK PISMA:

Kada pišete osobi koju znate uvek koristite njeno ime umesto "Dear sir" ili sl.

SREDINA PISMA:

Koristite jednostruki prored sa dodatnim praznim redom između pasusa.

Ne mešajte levi desni i polu-blok.

Podesite da vam sredina pisma bude na sredini strane.

ZAVRŠETAK PISMA:

"Sincerely yours " ili "Cordially yours "

Dodatno odvojite potpis.

NAPOMENE:

Uvek koristite kvalitetan papir.

Ne koristite hartiju upadljivih boja.

Sva pisma pišite istim fontom. Ne koristite više od dva fonta.

Tekst pisma ne bi trebalo da bude u boji već crn.